Grünflächenunterhaltung erfolgt heute im Spannungsfeld von pflegereduzierten Standards, Verkehrssicherheit, Klimawandel und hohem Nutzungsdruck. Es bedarf daher strategischer Konzepte, die für Substanzerhalt sorgen und für den Bürger zu sauberen, gepflegten und sicheren Grün- und Parkanlagen führen. Im Friedhofswesen sorgen Veränderungen beim Flächenbedarf und neue Bestattungsformen für sinkende Gebühreneinnahmen. Auch hier sind strategische Neuausrichtungen erforderlich, um die Friedhofskultur zu erhalten.
Referenzen
- Gelsenkirchen – Gelsendienste
- Duisburg – Wirtschaftsbetriebe
- Leverkusen
- Wiesbaden
- Ratingen – Kommunale Dienste
- Düsseldorf
- Recklinghausen – KSR
- Chemnitz
- Ahlen – Umweltbetriebe
- Trier
- Schwerte
- Mönchengladbach – mags
- Rheine – Technische Betriebe
- Wesel – ASG
- Bischöfliches Generalvikariat Münster
- Frankenthal – EWF
- Emden – BEE
Organisationsuntersuchungen, Prozessanalysen und Schnittstellenoptimieren
Die Unterhaltung von Grünflächen hat saisonal wechselnde Schwerpunkte und umfasst eine Vielzahl an Tätigkeiten wie z. B. Baumpflege, Gehölz- und Rasenschnitt, Beetpflege, Unterhaltung wassergebundener Wege, Kontrolle und Pflege von Kinderspielplätzen, Reinigungsaufgaben und Winterdienst.
Häufig ist die Pflege von Friedhöfen und das Bestattungswesen in einer Organisationseinheit mit der Grünflächenunterhaltung zusammengefasst. Hier müssen zusätzlich die Aufgaben rund um die Beerdigungen mit in die Arbeitsplanung integriert und entsprechend verwaltet werden.
INFA unterstützt Betriebe der Grünflächenunterhaltung und des Friedhofwesens bei der Optimierung ihrer Aufbau- und Ablauforganisation. Dazu gehören auch Fusionsprojekte oder Analysen zu den Schnittstellen bei Reinigungsaufgaben zur Stadtreinigung. Des Weiteren unterstützt INFA bei der Erstellung von Grünpflegekonzepten, d. h. bei der Zusammenführung von Flächen, Standards und Leistungen um bestimmte Veränderungen bei den Pflegestandards simulieren und monetär bewerten zu können.
Im Bestattungswesen erstellt INFA Friedhofsgebührenkalkulationen und Friedhofsentwicklungskonzepte sowie Wirtschaftlichkeitsanalysen.
Bei den Organisationsuntersuchungen stützt sich INFA auf Mitarbeitergespräche, Prozessanalysen (Kolonnenbegleitungen) und Kennzahlenanalysen. Die Zwischenergebnisse werden in Meilensteinen beim Auftraggeber vorgestellt und diskutiert.
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Friedhofsgebührenkalkulationen / Friedhofsentwicklungskonzepte
Die Kalkulation von Friedhofsgebühren steht im Spannungsfeld zwischen den Anforderungen der Gebührengerechtigkeit, dem Anteil öffentlichem Grün und kostendeckenden Gebühren. Vor dem Hintergrund der Liberalisierungen beim Bestattungsrecht und Veränderungen bei der Auswahl der Bestattungsformen sind hier ausbalancierte Kompromisse zu schließen.
Daher sind die Projekte der INFA zu Gebührenfragen häufig mit einem Friedhofentwicklungskonzept verbunden, bei denen u. a. Prognosen zum Flächenverbrauch und zu Schließungsszenarien berechnet werden. Die Ergebnisse sind anschließend in den jeweiligen politischen Gremien vorzustellen. Das gleiche gilt auch von den Betrieb von konfessionellen Friedhöfen.
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Grünpflegekonzepte
Viele kommunale Grünflächenbetriebe haben in den letzten Jahren ihre Datenverfügbarkeit deutlich verbessert. Neben der tätigkeits- und / oder objektbezogenen Zeiterfassung wurden die Grünflächen kartiert und so flächenmäßig und / oder vegetationstypbezogen identifizierbar. Der nächste konsequente Schritt wäre nun die Verknüpfung von geleistetem Aufwand (Personal-Einsatzstunden) und Flächen sowie die Definition von Qualitätsanforderungen an die Eigenleistung. Wenn auch Spezialfahrzeug-Einsatzstunden erfasst und alle sonstige Kosten (Overhead, Geräte, etc.) über Schlüssel umlegt werden, sind auch Kosten für bestimmte Eigenleistungen ermittelbar und können mit Angeboten von Garten- und Landschaftsbau-Unternehmen verglichen werden.
Im ersten Schritt unterstützt INFA dabei, die Strukturen der Zeiterfassung und die des Flächenkatasters zu harmonisieren. Im zweiten Schritt gilt es dann, für bestimmte Flächen Qualitätsstandards festzulegen. In einem dritten Schritt ist anschließend zu prüfen, ob die anvisierten Pflegestandards überhaupt mit dem derzeitigen Personal geschafft werden können. Dazu sind mit eigenen Kennzahlen entsprechende Hochrechnungen durchzuführen und die Angaben zu verfeinern. Liegen diese nicht vor, kann INFA hier mit entsprechenden Aufwandskennzahlen unterstützen.
Nach erfolgter Eichung können nun in einem vierten Schritt entsprechende Simulationen mit dem Grünpflegekonzept durchgeführt werden.
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Baummanagement
Beratungsleistungen im Bereich des Baummanagements fokussieren sowohl die Kernbereiche, die Baumkontrolle und die Baumpflege von Bäumen im öffentlichen Raum, beziehen sich aber insbesondere auch auf die Auswirkungen anderer Einflüsse auf den Baum und seinen Standort. Dazu zählen bspw. Maßnahmen des Straßen-, Kanal- und Leitungsbaus sowie des Hoch- und Tiefbaus. Unter diesem Aspekt kommt der Betrachtung entsprechender Schnittstellen des zuständigen Baummanagements mit anderen Fachämtern und kommunalen Regie- und Eigenbetrieben besondere Bedeutung zu.
Neben der Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation ermittelt INFA den erforderlichen Personalbedarf für die Baumkontrolle und Baumpflege, das Digitalisierungspotenzial und weitere, vielfältige Möglichkeiten, um das kommunale Baummanagement zukunftsfähig und nachhaltig auszurichten.
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Werkstattanalysen und Fuhrparkmanagement
Kommunale „Eigen-Kfz-Werkstätten“ sind i. d. R. interne Dienstleister für unterschiedliche Fachabteilungen, Fachbereiche bzw. Kommunalbetriebe. Häufig wird durch die Entscheidungsträger in der Politik bzw. durch die Betriebsleitung nur auf die im Vergleich zu anderen kommunalen Betrieben oftmals hohen Betriebs- und Unterhaltungskosten der Werkstätten geschaut und ein Vergleich über Stundenverrechnungssätze mit Fremdwerkstätten herbeigeführt. Dabei wird schnell übersehen, mit wie vielen Bereichen auf einem Baubetriebshof Schnittstellen bestehen.
Die Eigenwerkstätten bilden aufgrund der vielen Schnittstellen im kommunalen Gefüge einen wesentlichen Grundpfeiler zur Sicherstellung des Informationsflusses, zur Steigerung von Fahrzeugverfügbarkeiten und zur Reduzierung von Reservequoten. Durch effektive Zusammenarbeit der jeweiligen Fachbereiche und Abteilungen sowie durch optimale Prozessabläufe innerhalb der Werkstatt können oftmals Kosten begrenzt, z. T. auch in erheblichen Umfang eingespart werden.
Ein genügend großer Kommunalbetrieb sollte vor dem Hintergrund der Sicherstellung der eigenen Flexibilität immer darauf bedacht sein, eine Eigenwerkstatt zu betrieben. Die Größe und das Aufgabenspektrum der Werkstatt (u. a. Scheinwerfer- und Bremsenprüfstände, Anzahl der Gruben und Bühnen, Waschstraße, Lackiererei usw.) sind an die spezifischen lokalen Bedingungen und den zu betreuenden Fuhrpark anzupassen. Eine weitgehende bis komplette Vergabe von Werkstattdienstleistungen ist vom Grundsatz zwar möglich, führt aber zu einem nicht unerheblichen know-how-Verlust.
INFA unterstützt kommunale Betriebe u. a. bei der Einordnung der Leistungsfähigkeit der Eigenwerkstatt auf Basis von Kennzahlen, erarbeitet Empfehlungen zur Steigerung der Ablaufeffizienz und berät auf Grundlage von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zu externen Vergaben von Reparaturaufträgen.
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Benchmarking, Kennzahlen und Erfahrungsaustausch
Der Sportler Tiger Woods sagte einmal: „Ich messe den Erfolg nicht an meinen Siegen, sondern daran, ob ich jedes Jahr besser werde.
Die kontinuierliche eigene Verbesserung steht nicht nur im Sport im Fokus. Der dazugehörige „Blick über den Tellerrand“ mittels Vergleich mit anderen hat sich in den letzten Jahren u. a. in Form des Benchmarkings als ein anerkanntes betriebliches Steuerungsinstrument sowohl in der Wirtschaft als auch in vielen kommunalen Dienstleistungsbereichen etabliert. INFA bietet bereits seit 1997 verschiedene auf Kundenwunsch zugeschnittene Produkte und Konzepte an.
Neben dem bundesweiten Benchmarking für Abfallwirtschafts- und Stadtreinigungsbetriebe des VKU e. V., welches INFA federführend betreut, begleitet INFA eine Vielzahl von regionalen und themenspezifischen Benchmarking- und Erfahrungsaustauschrunden auf ganz individuelle Weise im Bereich typischer kommunaler Dienstleistungen (Abfallsammlung, Straßenreinigung, Grünflächenwesen, sonstige Aufgabenbereiche von Baubetriebshöfen). Neben der Ermittlung von standardisierten Leistungs-, Kosten-, und Qualitätskennzahlen zu klar beschriebenen Prozessen, liegt ein weiterer Fokus auf dem intensiven und offenen Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmerbetrieben. INFA organisiert, bereitet vor, moderiert und dokumentiert diese Workshops für die jeweiligen Kundenkreise.
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Personal- und Organisationsentwicklung
Stadtreinigungs- und Abfallwirtschaftsbetriebe befinden sich seit Jahren in einem dauerhaften Entwicklungs- und Veränderungsprozess. Es gilt dem gestiegenen Kostendruck und den deutlich veränderten Anforderungen an die Qualität Rechnung zu tragen. Daher gewinnen Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnamen zunehmend an Bedeutung.
Neben der Suche nach qualifizierten Führungskräften stellt auch die Besetzung von Vakanzen aus unterschiedlichen Fachbereichen eine aktuelle und zukünftige Herausforderung dar. Mitarbeiter zu gewinnen, an den Betrieb zu binden, zu fördern und deren Potenziale zu erkennen und in die Betriebe einzubringen sind Aufgaben der Personalentwicklung. INFA begleitet diese Prozesse ganzheitlich und individuell.
Veränderungen gehören in einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt zur Normalität. INFA unterstützt Betriebe bei der Umsetzung von strukturierten und erfolgreichen Veränderungen, wie der Einführung von Teamarbeit aber auch der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
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Ausschreibungen und Beschaffungen (Dienstleistungen und Technik)
Die Ausschreibung von Dienstleistungen und Technik erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt bei der Erstellung und Abstimmung der Vergabeunterlagen (z. B. Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen, Eignungsnachweise). Im Vorfeld einer Ausschreibung ist zunächst der Auftragswert zu schätzen und auf der Basis zu entscheiden, ob die Leistung national oder europaweit ausgeschrieben wird. Eine europaweite Ausschreibung stellt dabei höhere Ansprüche (u. a. zeitlicher Ablauf, Formalitäten) an das Vergabeverfahren.
INFA unterstützt bei der Durchführung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren für Dienstleistungen und Technik. Hierbei können durch INFA sowohl sämtliche Vergabeunterlagen, wie z. B. Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen, einzureichende Nachweise etc. erstellt und das Vergabeverfahren komplett begleitet werden (Bekanntmachung / Bereitstellung Vergabeunterlagen / Aus- / Bewertung der Angebote / Vorbereitung Auftragsvergabe sowie Verfahrensdokumentation) als auch nur einzelne Vergabedokumente wie die Leistungsbeschreibung erstellt werden.
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Neubau- und Standortkonzepte / Interkommunale Zusammenarbeit
In vielen Städten gibt es mehrere Baubetriebshöfe der Straßenreinigung, Straßen- und Grünflächenunterhaltung, Kanalunterhaltung und Müllabfuhr.
Bei vielen dieser Standorte hat sich ein Investitionsstau aufgebaut; des Weiteren versuchen viele Betriebe ihre Mitarbeiter sowie Fahrzeuge und Geräte auf weniger Stützpunkten zusammenzuziehen. Durch die Zusammenführung werden u. a. folgende Punkte zur Ausschöpfung von Synergiepotenzialen betrachtet:
- Fuhrparkreduzierung (Reduzierung von Reserven und Redundanzen)
- Bessere Prozesssteuerung (zentrale Arbeitsvorbereitung, schnellere Reaktion bei Schwerpunkteinsätzen)
- Optimierung der Lagerwirtschaft (Flächenreduzierung)
- Größere Mitarbeiterpools (Ausgleich von Arbeitsspitzen und Ausfällen)
- Optimierung des Raumprogramms
Neben der Analyse von Arbeitsprozessen, Tätigkeiten und Qualifikation der Mitarbeiter, Art und Anzahl an Fahrzeugen sowie der baulichen und technischen Ausstattung ist ein wesentlicher Bestandteil einer Standortanalyse immer die Bewertung von Auswirkungen auf die Fahrzeiten der Mitarbeiter und Fahrzeuge. Zur Ermittlung von Fahrzeitverlusten bedient sich INFA einer standardisierten Vorgehensweise.
Die Standortanalysen der INFA beschreiben verschiedene Varianten für eine Reduzierung der Standorte, um so die laufenden Unterhaltungs- und Betriebskosten für die Bauhof-Infrastrukturen zu minimeren.
INFA hat auch interkommunale Gemeinschaftsbauhöfe untersucht und betreut neben Kommunen auch Kreise bei der Optimierung der Standorte ihrer Straßenmeistereien.
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